conditions générales de ventes groupes 2018

Conditions générales de vente groupes 2018 des séjours Vacanciel
(hors partenaires)

Les conditions d’exercice des activités relatives à l’organisation et à la vente de voyages ou de séjours sont déterminées par la loi n°92 645 du 13 juillet 1992 (J.O. du 17 juin 1994). Les présentes conditions générales de vente s’appliquent exclusivement aux professionnels du tourisme (agences de voyages, tour-opérateurs, autocaristes ...) ou aux personnes physiques ou morales effectuant une réservation de groupe dans le cadre de leur activité, personnelle, professionnelle ou associative. Les clauses figurant dans les présentes conditions, annulent et remplacent celles parues précédemment. L’achat d’un séjour implique de la part de l’acheteur l’acceptation de l’ensemble des dispositions des conditions générales de vente ci-dessous énumérées.


1 - Définition du groupe

Les tarifs et conditions générales de ventes groupes sont consentis à partir de 15 participants adultes payants au minimum (12 participants pour les séjours sportifs et 20 participants minimum pour les séjours avec excursions), qui réservent simultanément un séjour de même durée, comprenant des prestations identiques et faisant l’objet d’une même facture. Si l’effectif réel est inférieur, Vacanciel se réserve le droit de facturer chaque prestation : hébergement, repas, location de salle, pause, boissons (etc.) individuellement et de modifier les présentes conditions de ventes pour appliquer les conditions de ventes individuelles ainsi que le tarif individuel.
De plus des frais de gestion et de modification d’un montant de 150€/dossier seront appliqués.

1.1    Gratuités accordées pour les séjours en Vacanciel (hors séjour dans un établissement «Partenaires»)
Vacanciel accorde systématiquement la gratuité du séjour et des repas pris au sein de ses établissements au(x) conducteur(s) du bus si le groupe en dispose. De plus Vacanciel accorde :
• 1 gratuité pour 25 adultes payants (soit le 26ème gratuit)
• 2 gratuités pour 50 adultes payants  (soit le 26ème et le 52ème gratuits)
Ces gratuités s’appliquent aux prestations suivantes :
- hébergement dans un établissement Vacanciel (hors partenaires)
- restauration dans un établissement Vacanciel (hors partenaires)
- excursions
Ces gratuités ne sont pas applicables à la taxe de séjour perceptible par la commune du lieu de séjour, aux prestations annexes telles que : soins de thalassothérapie ou balnéothérapie, billetterie de spectacle, billetterie de manifestation sportive ou culturelle, location de matériel de ski, forfait de ski, cours ESF…etc. Aucune gratuité n’est accordée sur les séjours Séminaires.

1.2 Les réductions enfants
Vacanciel accorde les réductions enfants suivantes (hors Amis Partenaires) appliquées sur la pension complète ou la demi-pension
Elles ne sont pas applicables aux prestations annexes telles que les excursions, le transport, etc.
- Enfant moins de 2 ans inclus : Gratuit
- De 2 ans à 5 ans inclus : - 45 %
- De 6 ans à 10 ans inclus : - 20 %
- De 11 à 13 ans inclus : - 10 %

2 - Réservation de séjour et délais d'option

2.1 Demande de Réservation
Une option de réservation est enregistrée (sous réserve de disponibilité) dès réception de la demande de réservation du client. Cette option de réservation est valable 30 jours. Sur certains sites, il ne sera pas possible de poser une option. Ceci vous sera précisé dès votre demande de réservation.

2.2 Demande de Réservation tardive
En cas d’inscription, à 90 jours avant la date d’arrivée, aucune option ne sera posée. Dès votre décision prise, et à réception de votre liste nominative de participants, un contrat de réservation vous sera adressé.

2.3 Occupation des hébergements
Hormis le chauffeur qui est logé en chambre individuelle, l’hébergement des participants se fait généralement en chambre double (hors courts séjours neige : logement en chambre triple ou quadruple). Dans le cas où certains participants demanderaient à être logés en chambre individuelle, le nombre des chambres individuelles accordées pour le groupe ne pourraient excéder 10 % du nombre total de participants payants.
Au-delà de ce quota de 10 % du nombre total de participants payants, des logements pourront être accordés selon disponibilité à un tout autre tarif

2.4. Transmission des listes de participants à Vacanciel
Le client s’engage à adresser à Vacanciel la liste des participants au séjour, au plus tard à J-60 avant le début du séjour. Cette liste servira de base de facturation, en cas de modification du nombre de participants, entraînant des frais d’annulation, selon les termes de l’article 9 des présentes conditions.

3 - Contrat de réservation

Si le client indique qu’il souhaite confirmer son option, Vacanciel établit un contrat comprenant l’énumération des différents éléments constitutifs du séjour, des conditions financières accordées et des conditions générales de vente.

3.1 Confirmation de l’option de réservation
L’option de réservation devient une réservation confirmée si les deux conditions suivantes sont impérativement réunies :
• Réception par le service groupe de Vacanciel à Valence d’une confirmation de l’option par courriel, par télécopie ou par courrier dans un délai de 8 jours à compter de la pose d’option.
• Réception sous 15 jours après émission par Vacanciel, du contrat de séjour dûment signé, accompagné de l’acompte comme mentionné ci-après à l’article 5 (sous réserve de bon encaissement).

3.2 Annulation de l’option de réservation 
Vacanciel se réserve le droit d’annuler les chambres et/ou les prestations annexes à tout moment et sans aucune indemnité en cas de non réception du contrat et / ou de l’acompte et/ou d’absence de confirmation de réservation au jour de la fin d’option, ainsi qu’en cas de défaut de paiement par le client de factures correspondant à des prestations antérieurement fournies. Pour les réservations faites à 90 jours et moins du début du séjour, le contrat et le solde doivent être renvoyés sous 8 jours conjointement à Vacanciel.

4 - Modification du contrat

Nous acceptons toute modification dans la limite des disponibilités.
Une modification du séjour ne pourra se faire que sur la base d’un courrier ou d’un mail et dans le cadre d’un accord de Vacanciel. On entend par modification de séjour tout changement intervenu après la signature du contrat portant sur :
• les dates de séjour,
• le lieu de séjour,
• la durée du séjour.
• les prestations annexes
Pour toute demande de modification formulée auprès de Vacanciel, après signature du contrat, si le montant de la réservation après modification s’avère être inférieur au montant de la réservation initiale, nous facturons des frais conformément à l’article 9.1 ci-après. Toute modification du fait du client pour un séjour se déroulant dans un établissement Partenaire peut entraîner des frais de modification supérieurs à ceux que nous appliquons pour un séjour dans un établissement Vacanciel. Nous invitons nos clients à prendre contact avec nos services afin de prendre connaissance du montant des frais appliqués. Ces frais resteront à la charge exclusive du client.

5 - Réglement du séjour

On entend par réception d’acompte la réception par Vacanciel, d’un chèque dûment complété et signé ou d’une copie de l’ordre de virement qui sera effectué sur le compte bancaire de Vacanciel. Les frais bancaires restent à la charge du client. La personne qui réserve pour les autres est responsable solidairement du paiement de tout le prix du séjour. Une option de réservation devient ferme à réception de l’acompte de 30% du montant total du séjour joint au contrat signé. Le client s’engage formellement à verser à Vacanciel le solde de la réservation, et ceci 30 jours au moins avant le début du séjour. Pour tout règlement fait individuellement, un supplément de 3€/personne sera appliqué.
La remise des documents de séjour est assujettie au règlement du solde de la réservation. En cas de solde non réglé à la date convenue, Vacanciel se réserve le droit :
- de facturer au client tout frais liés au recouvrement de la créance
- de considérer la réservation comme nulle, et d’appliquer en conséquence les conditions d’annulation prévues à l’article

Annulation totale ou partielle
Pour les réservations faites à moins de 90 jours de la date d’arrivée, le montant total du séjour est demandé pour confirmer celui-ci. Les prestations annexes (dans la mesure de nos disponibilités) sont à préciser à la signature du contrat ou au plus tard à plus de 30 jours de la date d’arrivée, par mail ou courrier. Passé ce délai, elles devront être commandées sur le lieu de séjour et feront l’objet d’une facture complémentaire à solder sur place avant la fin du séjour. Vacanciel décline toute responsabilité quant aux conséquences d’un départ retardé du fait de cet encaissement.

6 – Tarifs

Les tarifs présentés en brochure sont indiqués toute taxe comprise (TTC) et comprennent la taxe sur la valeur ajoutée ou TVA. La TVA est susceptible de modification dans les conditions précisées à l’article 6-2. Les tarifs présentés en brochure ne comprennent pas la taxe de séjour. Les tarifs des excursions et des séjours incluant des excursions sont applicables pour des groupes au minimum de 30 participants.
Ces tarifs sont révisables en fonction du nombre effectif de participants, conformément à nos accords avec nos prestataires extérieurs. Les tarifs indiqués sur votre contrat de réservation sont calculés sur la base du nombre de participants que vous avez inscrits. Si le nombre de participants diminue, ces tarifs seront révisables à la hausse.

Révision des prix :
6.1- La période de validité des prix mentionnés dans la présente brochure s’étend du 20/03/2017 au 30/11/2018 sous réserve des modifications prévues à l’alinéa 2 du présent paragraphe. Les prix indiqués dans cette brochure ont été établis sur la base des données économiques et fiscales en vigueur à la date du 20 mars 2017.

6.2- Vacanciel se réserve le droit de modifier les prix de cette brochure, tant à la hausse qu’à la baisse, dans les limites légales prévues par la loi française et selon les modalités suivantes. Nos prix ont été fixés en fonction des données économiques suivantes :
- Coût du transport notamment lié au coût du carburant.
- Frais et taxes (taux de TVA, taxe de séjour, taxe de transport, etc.)
- Coût des prestations annexes (autres que l’hébergement et la restauration au sein des établissements Vacanciel) communiqués par nos prestataires externes. La variation de ces données économiques peut entraîner une révision de nos prix. En cas de révision des prix pour l’une des raisons mentionnées au paragraphe précédent, Vacanciel ne pourra répercuter ces variations qu’à proportion de leur part dans le calcul du prix total du forfait touristique. Avant signature du contrat, le prix de vente incluant la hausse vous sera confirmé sur le devis qui vous sera adressé.
Après signature du contrat, une telle modification ne pourra intervenir moins de 30 jours avant le début du séjour.

7 - Liste nominative

La liste nominative des chambres devra être envoyée par écrit à Vacanciel, 60 jours ouvrables au plus tard avant la date d’arrivée du groupe. Sans réception de cette liste, Vacanciel ne sera pas en mesure de garantir la répartition des chambres et location de salles initialement souhaitées par le client ainsi que les excursions.

8 - Taxe de séjour

Selon les textes en vigueur, pour tout séjour effectué dans certains Vacanciel, vous devez acquitter à la commune par notre intermédiaire, une taxe de séjour dont le montant est variable selon votre lieu de séjour. Cette taxe apparaît sur la facture et doit être réglée avec le solde de votre séjour. Le montant de la taxe de séjour peut être révisé annuellement et sans préavis par chaque commune. Dans ce cas, nous nous verrions contraints de facturer l’écart de prix engendré par l’augmentation de cette taxe.

9 - Annulation partielle ou totale

9.1 Annulation du fait du client, les clauses ci-dessous s’appliquent :
On entend par annulation totale la renonciation à un séjour, intervenue après la signature du contrat sans réservation simultanée pour un nouveau séjour. On entend par annulation partielle toute modification intervenue après la signature du contrat, portant sur :
- la diminution du nombre de participants,
- la diminution de la durée du séjour,
- la suppression de certaines prestations.
Des frais de dossier sont retenus à hauteur de 150e pour le groupe pour tout changement à moins de 60 jours pour les raisons évoquées ci-dessus. A moins de 60 jours, les conditions d’annulation s’appliquent. Le manque de disponibilité suite à une modification du nombre de chambres prévu dans le contrat et du fait du client, n’est pas une raison valable pour l’annulation du contrat. L’annulation doit impérativement être confirmée par l’envoi d’un courrier ou d’un mail. La date d’annulation retenue sera celle de la première présentation du courrier ou du mail. Toute annulation totale ou partielle entraîne les frais suivants :
- A plus de 60 jours : 30 euros par place annulée.
- De 60 jours à 45 jours : 25% du montant de la réservation annulée
- De 44 jours à 30 jours : 50% du montant de la réservation annulée
- Moins de 29 jours au jour du départ : 100% du montant de la réservation annulée.
Le calcul des frais d’annulation s’effectue sur le montant total du séjour incluant toutes prestations hors taxe de séjour. A titre commercial, Vacanciel accorde un dédit de 20% arrondi au nombre entier supérieur, basé sur le nombre de participants signalé sur le contrat de séjour, et ce à plus de 60 jours de la date d’arrivée, sur les prestations terrestres (hors prestations de transport ou excursions pour lesquelles ce sont les conditions du transporteur ou du prestataire extérieur qui s’appliquent).Les frais d’annulation sont exigibles intégralement et immédiatement. Les frais d’annulations seront prélevés sur les sommes déjà versées. La cotisation optionnelle à l’assurance «Annulation et Interruption de séjour», du fait de sa spécificité, reste acquise quelque soient les motifs ou l’ampleur de l’annulation. Une arrivée ultérieure à celle prévue, un départ anticipé ou des prestations non consommées durant le séjour équivalent à une annulation et ne donne lieu à aucun remboursement. Si l’arrivée du groupe se fait en dehors des heures d’ouverture du restaurant, et que la prestation restauration était réservée, Vacanciel se réserve le droit de ne pas servir les repas réservés, sans que le client puisse prétendre à la non-facturation de ceux-ci. Les conditions tarifaires groupe ne peuvent être maintenues si l’annulation partielle a pour effet de ramener le nombre de participants à moins de 15 personnes adultes.
Toute modification du nombre de participants à la baisse, peut entraîner une augmentation de tarifs.
NB : les conditions décrites ci-dessus s’appliquent aux séjours sur les sites Vacanciel sans transport. Pour les séjours sur les sites Vacanciel avec transport ou les séjours sur les sites «Partenaires» en France ou hors de France (avec ou sans transport) : nous consulter.

9.2 Annulation du fait du vendeur
Vacanciel peut être amené à modifier ou annuler un séjour ou une activité en cas de participation insuffisante ou d’évènements indépendants de sa volonté. En fonction de la disponibilité des intervenants, des impératifs de fermeture (musées, etc. ...), la chronologie des visites, des itinéraires et des activités, peut subir quelques modifications sans que les participants puissent prétendre à une indemnisation. 
Pour les causes citées ci-dessus ou si le nombre de participants sur un séjour n’est pas atteint et entraîne l’impossibilité de sa réalisation, celui-ci sera annulé et une solution de remplacement sera proposée dans les limites des places disponibles. Selon les cas, les dispositions prévues aux articles 101 à 103 du décret N° 94.490 du 15 juin1994 s’appliquent de plein droit.

9-3 Délogement du fait du vendeur
Dans le cadre d’un délogement total ou partiel dépendant de la volonté Vacanciel, l’accueil du groupe se fera dans un établissement de catégorie au moins équivalente sans supplément de prix, et à proximité de l’hôtel initialement réservé dans la mesure du possible. Les frais inhérents au transfert resteront à la charge de Vacanciel sans que le client ne puisse se prévaloir du paiement d’une indemnité complémentaire.

9-4 Force majeure – cas fortuits
Seront considérés comme cas de force majeure ou cas fortuit ceux communément reconnus comme tels par la jurisprudence des tribunaux français. En cas de force majeure ou de cas fortuit, Vacanciel s’efforcera de reloger le groupe dans un des établissements Vacanciel tout en dégageant sa responsabilité.

10 - Assistance rapatriement

Contrat d’assurance MATMUT n° 9299010-15379552
Vacanciel souscrit à votre attention un contrat d’assistance rapatriement compris dans les tarifs. Un dépliant spécifiant les conditions, garanties ou exclusions de ce contrat d’assistance vous sera remis en même temps que votre contrat de réservation.

11- Assurance annulation et interruption de séjour

Contrat d’assurance MATMUT n°92991015379550.
La garantie assurance annulation n’est pas comprise dans nos tarifs, mais peut être contractée par le groupe dans sa globalité, au moment de la signature du contrat, selon le barème suivant :
• pour un séjour jusqu’à 3999€, le montant de l’assurance annulation est égal à 56€,
• pour un séjour de 4000€ à 8999€, le montant est de 114€,
• pour un séjour de 9000€ à 14999€, le montant est de 194€,
• pour un séjour de 15000€ et plus, le montant est de 263€,
(Conditions d’intervention de l’assurance : voir document spécifique). Il vous sera remboursé le montant des frais d’annulation tels que décrit au paragraphe 9 ci-dessus, sous déduction d’une franchise de 20€ par place annulée.
La souscription de l’assurance annulation ne peut être faite que lors de la réservation du séjour et son coût doit être ajouté au montant de l’acompte.

12- Responsabilités

Les établissements Vacanciel ne peuvent être tenus pour responsables des vols et détériorations d’objets personnels ou de matériel tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des établissements, y compris les parkings. L’assurance du matériel et des effets personnels des participants reste à la charge du client qui renonce expressément à tout recours contre Vacanciel pour tout dommage causés à ces biens à ce titre, y compris le vol de desdits biens. Nous conseillons aux clients de ne pas emporter d’objets de valeurs. La demande de caution ne s’applique pas aux groupes. Toutefois, en cas de dommages constatés, Vacanciel se réserve le droit de demander réparation à l’organisateur.

13 -Aides

Les chèques vacances sont acceptés en paiement de l’acompte ou du solde de la facture. Les aides des Caisses de retraite et de la Sécurité Sociale sont versées soit directement aux retraités (elles ne sont pas déductibles de nos factures mais un certificat de séjour peut être délivré aux ayants droit sur simple demande) soit directement à Vacanciel en paiement du montant partiel ou total de la facture.

14 – Les programmes tout compris

Les conditions météréologiques, les dates d’ouverture des sites ou des musées pourraient nous amener à modifier le déroulement du programme. En effet, les programmes « Séjours Incontournables » constituent des bases. Ils sont adaptables sur place en fonction de la condition physique des participants, ainsi que des conditions climatiques, ou de la praticabilité des circuits au moment du séjour

15 - Catalogue Vacanciel

Les informations sur les animations sportives, de loisirs et les services organisés dans les stations de vacances en dehors des Vacanciel sont données à titre de renseignement.
Elles ne sauraient engager notre responsabilité au cas où ces services et activités seraient modifiés ou suspendus lors du séjour. Les photos de cette brochure n’ont qu’une vocation d’illustration et ne sont pas contractuelles. Par ailleurs, malgré toute l’attention portée à la réalisation de notre brochure, des erreurs d’édition peuvent exister. Aussi, en cas de fautes d’impression ou d’oublis dans l’édition de cette brochure, Vacanciel se réserve un droit de rectification.
Ce droit ne saurait, cependant, remettre en cause les réservations effectuées avant la date de rectification.

16 - Réclamation

Les réclamations qui surviennent durant l’exécution du contrat doivent être signalées au plus vite au responsable Vacanciel sur le lieu de séjour afin qu’une solution puisse être recherchée au plus tôt. Les réclamations qu’il est impossible de traiter sur place ou qui n’ont pas été résolues de manière satisfaisante, doivent être adressées par courrier recommandé avec accusé de réception à Vacanciel dans un délai de 1 mois maximum après la date de fin de séjour, dans la seule condition où le séjour est soldé.
Nous attirons votre attention sur le fait que le signalement rapide d’une réclamation permettra un traitement efficace de celle-ci.

17- Droit applicable

Les présentes conditions sont soumises au droit français.
Toute contestation quelle qu’en soit la cause, seront de la compétence du Tribunal de Romans.

Adresse du siège social Vacanciel, des services administratifs, commerciaux et après-vente :
42 Avenue des Langories - BP 86 - 26903 Valence cedex 9
Pour le suivi et les annulations de votre séjour tél. 04 75 85 45 46

Organisme de Garantie
Caution : UNAT - 8 rue César Franck - 75015 Paris
Montant cautionné : 419.210 euros.

Contrat Responsabilité Civile : ORGANISATEUR DE VOYAGES
Assureur : MATMUT - 11, square Beaujon - 75378 PARIS CEDEX 8
Contrat n° : 929.9010.15379.S.51

N° d’immatriculation IM075110040 délivrée par Atout France