Conditions générales de ventes 2019-2020 séminaires

Conditions générales de ventes 2019-2020
SEMINAIRES
(hors partenaires)

PRÉAMBULE 

Vacanciel est une marque de la SAS Cap Vacanciel qui, dans le cadre de son activité de vente de séjours de vacances, commercialise des séjours sous la marque Vacanciel.

Les conditions d’exercice des activités relatives à l’organisation et à la vente de voyages ou de séjours sont déterminées par la loi n°92 645 du 13 juillet 1992 (J.O. du 17 juin 1994) et le décret n° 94-490 du 15 juin 1994 pris en application de l’article 31 de cette loi, notamment codifiés sous les articles L 211-1 et suivants du code du tourisme et les articles R 211-1 et suivants du même code.

Les présentes conditions générales de vente s’appliquent exclusivement aux professionnels du tourisme (agences de voyages, tour-opérateurs, autocaristes...) ou aux personnes physiques ou morales effectuant une réservation de groupe dans le cadre de leur activité, personnelle, professionnelle ou associative. L’achat d’un séjour implique de la part de l’acheteur l’acceptation de l’ensemble des dispositions des conditions générales de vente ci-dessous énumérées.

Les présentes conditions annulent et remplacent toutes déclarations, négociations, engagements, communications orales ou écrites, acceptations, ententes, conventions et accords préalables entre les parties.

Cap Vacanciel se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales à tout moment, sans préavis, étant entendu que de telles modifications seront inapplicables aux réservations préalablement acceptées par Cap Vacanciel. Le contrat de l’acheteur est régi par les conditions de vente en vigueur au jour de la passation de sa commande.

 

1- DÉFINITION DU GROUPE

Les tarifs et conditions générales de ventes séminaires sont consentis à partir de 15 adultes payants au minimum, qui réservent simultanément un séjour de même durée, comprenant des prestations identiques et faisant l’objet d’une même facture. Si l’effectif réel est inférieur à 15 participants, des frais de gestion de 250€ par dossier seront alors appliqués et Cap Vacanciel se réserve le droit de facturer chaque prestation : hébergement, repas, location de salle, pause, boissons (etc.) individuellement et de revoir les tarifs de ces prestations à la hausse. 

 

2 - DEMANDE DE RÉSERVATION ET DELAI D’OPTION

Une option de réservation est enregistrée (sous réserve de disponibilité) dès réception de la demande écrite de l’acheteur. Cette option de réservation est valable 30 jours. En cas d’inscription tardive, à 90 jours ou moins avant la date de début du séjour, aucune option ne sera posée, et l’acheteur devra directement confirmer sa réservation (voir ci-dessous). 

Cap Vacanciel se réserve le droit d’annuler toute option non confirmée selon les modalités précisées à l’article « Contrat de réservation ». De même Cap Vacanciel se verrait contraint de ne pas accueillir les clients en défaut de paiement pour des prestations antérieurement fournies.

 

3–CONTRAT DE RÉSERVATION

Si l’acheteur indique qu’il souhaite confirmer sa réservation, Cap Vacanciel établit un contrat comprenant l’énumération des différents éléments constitutifs du séjour, les conditions financières accordées et les conditions générales de vente.

Confirmation de réservation

La réservation est confirmée après réception sous 15 jours après émission par Cap Vacanciel, du contrat de séjour dûment signé, accompagné de l’acompte de 30% du montant total porté au contrat (sous réserve de bon encaissement).

Pour les réservations faites à 90 jours ou moins du début du séjour, le contrat et le solde doivent être renvoyés conjointement, à Cap Vacanciel pour confirmer la réservation.

Absence du droit de rétractation

Il est rappelé au client, conformément aux articles L221-28 et L221-5 du Code de la consommation, qu’il ne dispose pas du droit de rétractation. Dès lors, toutes les ventes de séjour sont soumises aux conditions d’annulation et de modification fixées selon l'article 10.

 

4- LISTE NOMINATIVE

La liste nominative avec la répartition des participants par chambres devra être envoyée par écrit à Cap Vacanciel, 60 jours au plus tard avant la date d’arrivée du groupe. Cette liste servira de base de facturation, en cas de modification du nombre de participants, pouvant entrainer des frais d’annulation, selon les termes de l’article « ANNULATION » des présentes conditions. Sans réception de cette liste, Cap Vacanciel ne sera pas en mesure de garantir la répartition des chambres et location de salles initialement souhaitées par l’acheteur ainsi que toutes autres prestations.

 

5 - COUVERTS

L’acheteur doit préciser le nombre exact de couverts prévus pour chaque repas ; ce nombre de couverts, s’il diffère du nombre de participants séjournant dans l’hôtel, sera porté au contrat de réservation. La réduction du nombre de couverts est considérée comme une annulation partielle de la réservation.

La réduction des prestations commandées (nombre ou gamme de repas, buffet, cocktail ou autres) est également considérée comme une annulation partielle de la réservation.

Les annulations partielles donnent lieu à l’application de l’article « ANNULATION » des présentes conditions.

Enfin, la restauration non consommée dans le cadre d'un forfait ne peut donner lieu à minoration du prix et celle-ci ne pourra être emportée hors de l’établissement par le client.

 

6 - MISE À DISPOSITION D'ESPACES

Si le nombre de participants s'avérait inférieur au nombre prévu sur le contrat, l’acheteur pourrait se voir attribuer un autre espace que celui initialement prévu, pour des raisons inhérentes à la gestion de l’hôtel. L’acheteur ne pourra pas, alors, obtenir de l’hôtel une compensation financière.

Toute demande de modification de mise en place (changement de mobilier, de salle, de tout élément de l’espace) par rapport au contrat, doit se faire par écrit au maximum 8 jours avant le début de l'événement. Une majoration tarifaire pourra alors être appliquée par l’hôtel en fonction des modifications demandées par le client.

 

7 - MODIFICATION DES PRESTATIONS

Cap Vacanciel accepte toute modification dans la limite des disponibilités. 

On entend par modification de séjour tout changement intervenu après la signature du contrat portant sur les dates de séjour, le lieu de séjour, la durée du séjour, les prestations annexes. 

Toute demande de modification des prestations par rapport au contrat doit être adressée par écrit à Cap Vacanciel et sera dûment facturée par Cap Vacanciel. Cap Vacanciel peut, à tout moment, refuser la demande de modification des prestations, et ce, sans avoir à motiver cette décision de refus. Faute d’acceptation écrite de Cap Vacanciel dans les 8 jours ouvrés de la réception de la demande, le contrat est réputé perdurer selon les termes et conditions déterminées dans le contrat signé par l’acheteur. Dans ce cas, Cap Vacanciel ne pourra pas être recherché en paiement d’une quelconque indemnité.

 

Si le montant total TTC de la réservation après modification s’avère être inférieur au montant de la réservation initiale TTC, mentionné au contrat, Cap Vacanciel facture des frais conformément à l’article ANNULATION ci-après.

 

Toute modification du fait de l’acheteur pour un séjour se déroulant dans un établissement “Partenaire” peut entraîner des frais de modification supérieurs à ceux que Cap Vacanciel applique pour un séjour dans l’un de ses propres établissements. Cap Vacanciel invite ses clients à prendre contact avec son service groupe afin de prendre connaissance du montant des frais appliqués. Ces frais resteront à la charge exclusive de l’acheteur.

 

8 - RÈGLEMENT DU SÉJOUR

La personne qui réserve pour les autres est responsable solidairement du paiement de tout le prix du séjour. Quel que soit le mode de paiement choisi par l’acheteur (chèque bancaire, virement ou autre), les frais bancaires restent à la charge de l’acheteur.

Une option de réservation devient ferme à réception de l’acompte de 30% du montant total du séjour joint au contrat signé. L’acheteur s’engage formellement à verser à Cap Vacanciel le solde de la réservation, et ceci 30 jours au moins avant le début du séjour. Pour tout règlement individuel, un supplément de 5€ par personne sera appliqué. En cas de solde non réglé à la date convenue, Cap Vacanciel se réserve le droit :

• de facturer à l’acheteur  tout frais liés au recouvrement de la créance

• de considérer la réservation comme nulle, et d’appliquer en conséquence les conditions d’annulation prévues à l’article « ANNULATION » des présentes conditions générales de vente. 

 

9 - TARIFS TTC

Les tarifs présentés sur les documents émis par Cap Vacanciel sont indiqués toute taxe comprise (TTC), hors taxe de séjour. Ils pourront être modifiés en cas de changement législatif et/ou règlementaire susceptibles d’entraîner des variations de prix tels que : modification du taux de TVA applicable, instauration de nouvelles taxes, modification du régime d’une taxe existante etc. Le taux de TVA appliqué sera le taux en vigueur à la date de la facturation définitive.

Les tarifs de certaines prestations sont applicables pour des groupes avec minimum de participants. Cap Vacanciel indiquera clairement à l’acheteur ces minimums dans ses devis et contrats. Le tarif de ces prestations sont révisables à la hausse si le nombre de participants diminue.

 

10 - TAXE DE SEJOUR

Selon les textes en vigueur, pour tout séjour effectué dans certains établissements Cap Vacanciel ou Partenaire, les clients doivent s’acquitter auprès de la commune par l’intermédiaire de Cap Vacanciel, d’une taxe de séjour. Cette taxe apparaît sur la facture et doit être réglée avec le solde du séjour. Le montant de la taxe de séjour peut être révisée annuellement et sans préavis par chaque commune. Dans ce cas, Cap Vacanciel facturera l’écart de prix engendré par l’augmentation de cette taxe.

 

11 - ANNULATION 

Les frais d’annulation seront prélevés sur les sommes déjà versées ou facturées. 

L’annulation totale ou partielle doit impérativement être confirmée par l’envoi d’un courrier ou courriel. La date d’annulation retenue sera celle figurant sur l’enveloppe du courrier, cachet de la poste faisant foi, ou la date d’émission du courriel. 

Toute annulation totale ou partielle entraîne les frais ci-après. 

Le calcul des frais d’annulation s’effectue sur le montant total du séjour incluant toutes prestations hors taxe de séjour.

La cotisation optionnelle à l’assurance « Annulation et Interruption de séjour » reste acquise quelque soient les motifs ou l’ampleur de l’annulation.

Une arrivée ultérieure à celle prévue, un départ anticipé, des prestations non consommées durant le séjour équivalent à une renonciation et ne donnent lieu à aucun remboursement. En cas d’arrivée en dehors des heures d’ouverture du restaurant, Cap Vacanciel peut ne pas servir les repas réservés, sans que l’acheteur puisse prétendre au remboursement de ceux-ci.

11.1 Annulation totale 

On entend par annulation totale la renonciation à un séjour, intervenue après la signature du contrat. L’annulation notifiée jusqu’à 90 jours précédant la prestation sera facturée forfaitairement 250 € TTC

L’annulation notifiée entre 89 et 45 jours précédant la prestation sera facturée à hauteur de 50% du montant TTC de la prestation prévue au contrat de séjour et annulée

L’annulation notifiée entre 44 et 30 jours précédant la prestation sera facturée à hauteur de 70% du montant TTC de la prestation prévue au contrat de séjour et annulée

A moins de 30 jours avant le premier jour de la manifestation, 100% des montants annulés seront facturés

11.2 Annulation partielle

On entend par annulation partielle une réduction du montant du contrat quelle qu’en soit la cause : diminution de la durée de la manifestation, du nombre de participants par jour, suppression de certaines prestations, etc. 

Les conditions tarifaires ne peuvent être maintenues si l’annulation partielle a pour effet de ramener le nombre de participants à moins de 15 personnes. Toute modification du nombre de participants à la baisse, peut entraîner une augmentation de tarifs.

En cas d’annulation partielle, les frais d’annulation encourus sont les suivants :

Pour toute manifestation jusqu’à 40 personnes :

Jusqu’à 90 jours avant le premier jour de la manifestation, pas de frais en cas d’annulation partielle

Entre 89 et 45 jours avant le premier jour de la manifestation, 50% des montants annulés TTC seront conservés facturés.

Entre 44 et 30 jours avant le premier jour de la manifestation, 70% des montants annulés TTC seront conservés facturés.

Entre 29 et 15 jours avant le premier jour de la manifestation, 80% des montants annulés TTC seront conservés facturés.

A moins de 15 jours avant le premier jour de la manifestation, 100% des montants annulés seront facturés

Pour toute manifestation de plus de 40 personnes

Jusqu’à 180 jours avant le premier jour de la manifestation, pas de frais en cas d’annulation partielle

Entre 179 et 90 jours avant le premier jour de la manifestation, pour toute annulation supérieure ou égale au 50% du montant TTC de la manifestation, 50% des montants annulés TTC seront conservés facturés.

Entre 89 et 60 jours avant le premier jour de la manifestation, pour toute annulation supérieure ou égale à 20% du montant TTC de la manifestation, 80% des montants annulés TTC seront conservés facturés.

Entre 59 et 30 jours avant le premier jour de la manifestation, pour toute annulation supérieure ou égale à 10% du montant TTC de la manifestation, 90% des montants annulés TTC seront conservés facturés.

A moins de 30 jours avant le premier jour de la manifestation, 100% des montants annulés seront facturés.

 

NB : les conditions d’annulation totale ou partielle décrites ci-dessus s’appliquent aux séjours sur les sites Cap Vacanciel sans transport. Pour les séjours sur les sites Cap Vacanciel avec transport ou les séjours sur les sites « Partenaires » en France ou hors de France (avec ou sans transport) : nous consulter.

 

12– FORCE MAJEURE ET DELOGEMENT

Cap Vacanciel pourra se dégager de ses obligations ou en suspendre l’exécution s’il se trouve dans l’impossibilité de les assurer du fait de la survenance, pour une cause indépendante de sa volonté, d’un évènement exceptionnel ou d’un cas de force majeure et notamment en cas de destruction totale ou partielle de l’établissement, grève, inondations, coupure d’électricité, d’eau, de gaz, etc.

Dans l’occurrence de non-disponibilité de l’établissement pour cas de force majeure ou cas fortuits communément reconnus comme tels par la jurisprudence des tribunaux français, Cap Vacanciel fera ses meilleurs efforts pour faire héberger totalement ou partiellement les Participants dans un établissement équivalent. Cap Vacanciel ne pourra être recherché en paiement d’une quelconque indemnité complémentaire.

 

13- ASSISTANCE RAPATRIEMENT

Contrat d’assurance MATMUT 

Cap Vacanciel souscrit à l’attention de ses clients un contrat d’assistance rapatriement compris dans les tarifs. Un dépliant spécifiant les conditions, garanties ou exclusions de ce contrat d’assistance sera remis à l’acheteur en même temps que son contrat de réservation.

 

14 - ASSURANCE ANNULATION ET INTERRUPTION DE SÉJOUR 

Contrat d’assurance MATMUT

La garantie assurance annulation n’est pas comprise dans nos tarifs, mais peut être contractée par le groupe dans sa globalité, au moment de la signature du contrat, selon le barème suivant :

• pour un séjour jusqu’à 3999€, le montant de l’assurance annulation est égal à 60€,

• pour un séjour de 4000€ à 8999€, le montant est de 120€,

• pour un séjour de 9000€ à 14 999€, le montant est de 210€,

• pour un séjour de 15 000€ et plus, le montant est de 280€,

(Conditions d’intervention de l’assurance : voir document spécifique). 

La cotisation optionnelle à l’assurance « Annulation et Interruption de séjour » est non remboursable. La franchise par place annulée est de 20 €.

La souscription de l’assurance annulation ne peut être faite que lors de la réservation du séjour et son coût doit être ajouté au montant de l’acompte.

 

14– RESPONSABILITÉS – ASSURANCES

En aucun cas Cap Vacanciel ne pourra être tenu responsable des dommages de quelque nature que ce soit, en particulier l’incendie ou le vol d’objets et matériels déposés par l’acheteur ou les participants. L’acheteur doit assurer la garde des biens qu’il a apportés et fera son affaire de la souscription d’une police d’assurance (dommages, responsabilité civile) et d’une assurance spécifique pour les biens apportés.

L’acheteur est responsable de l’ensemble des dommages causés par son intermédiaire, notamment par les participants et les invités. L’acheteur s’engage, en cas de dégradation des lieux et matériels mis à sa disposition, à supporter les coûts de remise en état des lieux et matériels.

 

15– ENGAGEMENTS

L’acheteur ne pourra apporter de l’extérieur quelque nourriture ou boisson que ce soit, sans avoir obtenu une dérogation exceptionnelle de Cap Vacanciel. Cap Vacanciel se réserve la facturation d’un droit de bouchon.

Tout projet d’installation technique, d’aménagement divers des salles et d’animation, sera soumis pour examen et accord avant la confirmation du dossier. Dès l’expiration du contrat, l’acheteur fera retirer à ses frais les divers matériels, effets, documentations et équipements quels qu’ils soient, apportés à sa demande dans les locaux Cap Vacanciel pour l’exécution du contrat. L’acheteur s’engage à restituer la totalité des matériels loués ; en cas de détérioration ou non restitution, le paiement des frais inhérents sera exigé par Cap Vacanciel.

 

16- LES PROGRAMMES ET GESTION DES DEPASSEMENTS HORAIRES

Le déroulement de l’événement est établi selon les demandes de l’acheteur. Le programme détaille : les horaires d’arrivée / départ, la mise à disposition des salles ainsi que les activités de team building. Sont également précisés dans le descriptif les horaires réguliers de la restauration et d’ouverture du bar notamment en soirée :

Le dépassement horaire après 24h00 est facturé 50 € l’heure par personnel mis à la disposition de l’acheteur.

Modification du fait de Cap Vacanciel

Cap Vacanciel peut être amené à modifier ou annuler une activité en cas de participation insuffisante ou d’évènements indépendants de sa volonté (conditions climatiques, condition physique des participants, disponibilité des intervenants, etc.), la chronologie des activités, peut subir quelques modifications sans que les participants puissent prétendre à une indemnisation. 

 

17- REPORTAGE PHOTOGRAPHIQUE – TOURNAGE DE FILM OU DE REPORTAGE

L’acheteur fait son affaire personnelle de l’obtention de toutes les autorisations qui s'avéreraient nécessaires dans le cadre d’un reportage ou un tournage.

Avant tout tournage de film ou de reportage, l’acheteur doit au préalable demander l’autorisation écrite de filmer ou de faire des prises de vues à l’hôtel. Dans le cas contraire, Cap Vacanciel sera amené à refuser l’accès à l’hôtel au photographe et/ou caméraman.

 

18- RÈGLEMENT DES EXTRAS

Le règlement des extras (bar, téléphone, etc.) et autres prestations réclamées individuellement par un ou plusieurs des participants, sera assuré directement par les participants concernés à la réception de l’hôtel avant leur départ (paiement individuel). Cap Vacanciel décline toute responsabilité quant aux conséquences d’un départ retardé du fait de ces encaissements.

À défaut de règlement par un ou plusieurs participants de prestations réclamées en sus des prestations incluses au contrat, la facture sera adressée à l’acheteur qui s’engage à la régler au plus tard dans les 15 jours de la date de la facture.

 

19 - RÉCLAMATION

19.1 Réclamation

Les réclamations qui surviennent durant l’exécution du contrat doivent être signalées au plus vite au responsable Cap Vacanciel sur le lieu de séjour afin qu’une solution puisse être recherchée au plus tôt. Les réclamations qu’il est impossible de traiter sur place ou qui n’ont pas été résolues de manière satisfaisante, doivent être adressées par courrier recommandé avec accusé de réception à Cap Vacanciel. Nous attirons votre attention sur le fait que le signalement rapide d’une réclamation permettra un traitement efficace de celle-ci.

19.2 Gestion des contentieux

Cap Vacanciel se réserve le droit d’inscrire les personnes dont le comportement contrevient au bon fonctionnement des établissements présentés dans sa brochure (marque Vacanciel et partenaires) sur une liste de clients ayant interdiction d’accès sur ces mêmes établissements pour une durée de 2 ans maximum. Les modalités de gestion de cette liste sont disponibles sur simple demande par courrier à Vacanciel, SAS Cap Vacanciel, 42 Avenue des Langories, BP 86, 26903 Valence cedex 9.

19.3 Preuve

En application des dispositions de l’article 1316-2 du code civil, il est expressément convenu que sauf erreur manifeste de Cap Vacanciel, les données conservées dans le système d’information de Cap Vacanciel et/ou de leurs partenaires et/ou prestataires, notamment dans les outils de messagerie électroniques utilisés ont force probante quant aux commandes passées et à l’exécution des obligations des parties. Les données sur support informatique ou électronique ainsi conservées constituent des preuves, et si elles sont produites comme moyen de preuve par Cap Vacanciel dans toute procédure contentieuse ou autre, elles seront recevables, valables et opposables entre les parties de la même manière, dans les mêmes conditions et avec la même force probante que tout document qui serait établi, reçu ou conservé par écrit.

Après avoir saisi Cap Vacanciel et, à défaut de réponse satisfaisante dans un délai de 60 jours, le client peut saisir le médiateur du Tourisme et du Voyage dont les coordonnées et modalités de saisine sont disponibles sur le site : www.mtv.travel.

 

20- NULLITÉ PARTIELLE

La nullité d’un ou plusieurs articles des présentes conditions n’entraînera pas la nullité de l’ensemble de celles-ci. Toutes les autres stipulations des présentes resteront applicables et produiront tous leurs effets.

 

21 - PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Les informations qui sont demandées à l’acheteur à l’étape de la réservation sont nécessaires à Cap Vacanciel pour enregistrer et confirmer la réservation. Sauf objection de l’acheteur et suite à sa réservation, Cap Vacanciel peut utiliser l’adresse électronique de l’acheteur pour lui adresser sa « newsletter » (lettre d’information), ses offres promotionnelles, une invitation à compléter un questionnaire de satisfaction suite à son séjour.

L’acheteur peut se désabonner de ces communications marketing facilement et à tout moment en cliquant sur le lien « Si vous ne souhaitez plus recevoir nos messages, vous pouvez vous désabonner» qu’il trouvera en bas des newsletters.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (dite loi “Informatique et Libertés”) et au règlement européen sur la protection des données, le site internet ainsi que le traitement automatisé des données nominatives réalisées par Cap Vacanciel ont fait l’objet de déclarations à la CNIL.

Conformément à l’article 34 de la Loi Informatique et Libertés, l’acheteur dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité ou d’opposition des données qui vous concernent. Pour exercer ce droit d’accès, il faut s’adresser à : Vacanciel – SAS Cap Vacanciel – 42 avenue des Langories –  26000 Valence cedex ou écrire à contact-brochures@vacanciel.com

Par ailleurs, par application des dispositions de l'article L.223-2 du Code de la Consommation, Cap Vacanciel informe l’acheteur du droit dont il dispose de s’inscrire sur la liste Bloctel d'opposition au démarchage téléphonique. Pour ce faire, l’acheteur doit se rendre sur le site www.bloctel.gouv.fr.

 

22- DROIT APPLICABLE

Les présentes conditions générales de vente, et plus généralement, le contrat que l’acheteur conclue avec Cap Cap Vacanciel pour la marque Cap Vacanciel sont soumis au droit français. Tout litige relatif à leur interprétation et/ou à leur exécution relève des tribunaux français.

 


• Adresse des services administratifs, commerciaux et après-vente Cap Vacanciel : 
Vacanciel
SAS Cap Vacanciel
42 Avenue des Langories - BP 86 
26903 Valence cedex 9

• Pour le suivi de votre réservation
Service groupe 
tél. 04 75 82 45 46

• Pour toutes réclamations : 
Service Relations clientèle
relations-clientele@vacanciel.com
Tél. 04 75 82 45 39

• Adresse du siège social
Vacanciel
SAS Cap Vacanciel
5, avenue Victor Hugo - BP 85
43102 Brioude Cedex

Société par actions simplifiée au capital de 15 685 590 €
N° SIRET : 843 049 040 00010
RCS : 843 049 040 RCS Le Puy en Velay 
TVA Intracommunautaire : FR 75 843049040
Immatriculation au registre des opérateurs de voyages et de séjours sous le n°IM043180003

Cap Vacanciel bénéficie, conformément à la loi, d’une garantie financière pour un montant fixé annuellement par un arrêté du Préfet de Haute Loire auprès du Fond Mutuel de Solidarité de l’UNAT (Union Nationale des Associations de Tourisme) 8 rue César Franck –75 015 PARIS.

• Contrat Responsabilité Civile - Organisateur de Voyages :
Assureur : MATMUT - 11, square Beaujon - 75378 PARIS CEDEX 8 - Contrat n° : 929.9010.15379.S.51